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CIMS化學試劑管理系統(tǒng)

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最后更新：2013-04-11
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生產企業(yè)：創(chuàng)騰科技有限公司

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思維特化合物庫存管理系統(tǒng)NeoSuite CIMS

化學品的管理有普通貨品所不具備的特殊性和復雜性，如規(guī)格復雜（純度，包裝量，結晶鹽形式，來源），風險性多樣（易爆，易燃，毒性，放射性），存放條件多樣（干燥，避光），名稱多樣（CAS號，MDL號，通用名，化學名，中英文名）等，而且一般都有明確的化學結構式。因此化學試劑和樣品的管理讓很多令醫(yī)藥、化工企業(yè)或機構的管理人員和實驗人員感到頭疼。

實驗人員所面臨的問題：

1. 常規(guī)的化合物名稱和CAS編號查找試劑的方法經常遇到困難
2. 很難隨時了解化學試劑和樣品的庫存情況，如是否有足夠用量，是否過期，存放位置
3. 難以實時地了解試劑采購情況，是否已經到貨；
4. 試劑申購審核過程復雜，周期過長，實驗人員的時間過多耗費在申領和等待試劑上，導致工作效率低下，影響項目進度
5. 試劑的安全操作知識獲取困難，需要到不同來源去查找

庫管人員所面臨的問題：

1. 不能及時得到申領人員提交的申領請求，并及時響應
2. 經常丟失試劑和樣品，或者出庫的試劑不能如數退庫，造成浪費
3. 無法跟蹤每瓶試劑和樣品的使用歷史
4. 不能及時了解試劑備庫情況，很難跟蹤哪些試劑即將到期或已經到期
5. 試劑和樣品的出庫入庫操作繁雜，效率低下
6. 盤庫工作非常繁瑣，工作量大

財務人員所面臨的問題：

1. 不能及時得到申購人員提交的申購請求，延誤采購進度
2. 試劑供應商及其產品信息查找困難
3. 訂單管理費時費力
4. 重復訂購難以避免，過量采購所帶來的試劑浪費
5. 試劑相關的財務統(tǒng)計困難

對于制藥企業(yè)來說，研發(fā)工作的開展與實驗物料的轉運密不可分，圖1即為藥物設計過程中所涉及的諸多工作環(huán)節(jié)，試劑準備是其中必不可少的一環(huán)。圖2則表示了在試劑準備環(huán)節(jié)中更細致的如試劑獲取途徑的選擇，訂購試劑的交接，庫存試劑的配送，試劑使用后的處理等流程。

圖1藥物設計與篩選流程圖

圖2試劑庫存流通圖

由創(chuàng)騰科技有限公司基于工業(yè)標準的化學結構數據處理技術（ISIS Direct）開發(fā)的化合物庫存管理系統(tǒng)NeoSuite CIMS（NeoSuite Chemical Inventory Management System），針對上述三類用戶所面對的突出問題，提供了完整的解決辦法，對于實驗人員來說，提供了簡潔的檢索和申領界面，方便即時提出申領申購請求，并對申領申購的過程進度進行查看；對于庫管人員來說，提供了查詢和處理申領請求的全部功能模塊，并在試劑和樣品出入庫，配送，試劑和樣品自動化盤庫方面提供了全面的支持。對于財務人員來說，提供了申購審批，申購處理，訂單自動生成，及維護自有供應商數據庫等功能。

NeoSuite CIMS幫助實驗人員快速獲取化學試劑和樣品
NeoSuite CIMS為庫管人員提供的支持
NeoSuite CIMS為財務人員提供的支持
系統(tǒng)管理

NeoSuite CIMS幫助實驗人員快速獲取化學試劑和樣品

1. 實驗人員能快速實時地獲取庫存信息
實驗人員可通過結構式檢索（精確結構檢索，子結構檢索）查找化合物和樣品的庫存信息，也可通過關鍵字如：CAS號，中英文名稱，compound ID,分子量等進行檢索。對于大量的檢索要求，系統(tǒng)提供了批量檢索模板。如圖3所示。

圖3 NeoSuite CIMS化合物的查詢界面

在檢索結果頁面可查看化合物的詳細庫存信息，如編號，結構，分子式，中英文名稱，CAS號，可用量，訂購信息等，有效避免重復采購。如圖4所示：

圖4 列表查看查詢到的化學試劑及申購信息

2. 實驗人員輕松提交化合物申領請求
申領人可查看化合物所屬瓶子信息，如可用量，當前量，純度，規(guī)格，有效期等，并進行選擇，填寫申領量及所屬的項目信息。對過期的試劑，系統(tǒng)自動將其顯示標記提醒（如下圖綠色所示）。如圖5所示:

圖5 查看試劑和樣品的庫存并進行申領

3. 及時查看申領試劑和樣品所處的配送狀態(tài)
研究人員可在申領車中查看申領過的試劑和樣品，并查看其處理狀態(tài)，便于掌握時間進度，安排實驗進程。如圖6所示：

圖6 研究人員查看申領試劑和樣品的處理狀態(tài)

4. 實驗人員在線填寫申購信息
系統(tǒng)整合ACD化合物供應商數據庫及企業(yè)自有的簽約供應商并設定優(yōu)先級，供申購人員選擇。如圖7所示:

圖7 在線填寫申購信息

5. 管理人員快捷審批申購請求
管理人員可隨時登陸系統(tǒng)進行申購審批的操作，審批的標準可自行配置，如可設置根據固定流程節(jié)點審批或金額權限級別審批。如圖8所示：

圖8 管理人員審批申購請求

NeoSuite CIMS為庫管人員提供的支持

1. 庫管人員及時查看申領請求
庫管人員在待處理信息中可通過申領人，MDL號，項目號和時間范圍進行檢索，從而快速查看提交的申領請求.如圖9所示：

圖9 庫管人員在線查看申領請求

2. 自動生成揀貨單及配送單
系統(tǒng)根據申領人員的個人信息及其提交的申領信息，自動生成撿貨單和配送單。如圖10所示。

圖10 撿貨單和配送單生成

3. 試劑掃描出庫
庫管員手持撿貨單將試劑取出后，在配送之前可通過掃描Barcode進行單瓶出庫或者批量出庫。如圖11所示：

圖11 試劑掃描出庫

4. 試劑入庫簡易化
試劑到貨后，庫管人員可以管理到貨信息，系統(tǒng)支持與條碼設備和天平等硬件設備的連接，條碼機為每一瓶試劑產生一個Barcode,天平直接將試劑重量讀入系統(tǒng)，如圖12所示

圖12 系統(tǒng)與條碼機和電子天平連接

結合采購人員或實驗人員提交的訂貨信息形成試劑預入庫信息，通過Excel 導入系統(tǒng)。試劑瓶放入貨架后，掃描試劑瓶Barcode和貨位Barcode完成入庫操作。如圖13所示

圖13 訂購試劑批量入庫

5. 盤庫流程自動化
庫管人員通過手持終端掃描瓶子Barcode和對應貨位號，批量導入系統(tǒng)，實現盤庫簡易化，如圖14所示:

圖14 庫管人員通過手握終端進行倉庫盤點

NeoSuite CIMS為財務人員提供的支持

1. 采購人員在線查看采購請求
采購人員可通過申購人，供應商，部門號，項目號和時間范圍等檢索條件，從而選擇性地查看提交的申購請求.如圖15所示：

圖15 在線查看申購請求

2. 訂單自動生成
申購信息提交后，系統(tǒng)根據申購表單自動生成訂單信息。如圖16所示：

圖16 訂單生成

3. 集成的自有供應商管理功能
除了一些已有的商業(yè)的供貨數據庫，采購員也可建立企業(yè)本土化的供應商庫，將供應商的聯系信息和產品信息維護進數據庫，并設置優(yōu)先級。如圖17所示

圖17 供應商信息和供應商產品目錄維護

4. 為管理人員提供自動化的分類統(tǒng)計報表
在系統(tǒng)中可根據客戶的多樣性需求定制開發(fā)出如樣品的使用量、購買金額等各種統(tǒng)計形式的報表，如圖18所示

圖18 訂單費用統(tǒng)計表

系統(tǒng)管理
在系統(tǒng)管理模塊，客戶可根據實際情況進行靈活配置，實現差異化管理。如系統(tǒng)允許用戶配置自身特色的化合物和樣品的編號規(guī)則。NeoSuite CIMS系統(tǒng)可供客制化的功能還包括自定義界面字段、自定義字典、自定義庫位、用戶權限分配和配置審核流程。如圖19所示：

圖19 系統(tǒng)管理員可根據需要靈活配置

NeoSuite CIMS應用價值
NeoSuite CIMS在企業(yè)的應用，將為企業(yè)的研發(fā)、物流和財務管理相關的工作人員帶來很多的便利性。
對于實驗人員來說，他可以使用最便捷、最習慣的化學結構檢索的方式來查找化合物，而且可以通過相似性結構檢索來查找替代化合物；可以很快的了解倉庫里化合物庫存的情況，包括準確的庫存量、純度、過期時間等詳細信息；可以隨時在線提交化合物申領和試劑申購請求，并隨時了解配送和采購的進度。
對于庫存管理人員來說，他可以即時響應實驗人員的化合物配送請求，并對庫存試劑和樣品進行精細化管理，保證化合物的庫存量和庫存位置都十分精確；另外可以隨時跟蹤每瓶化合物的使用歷史，跟蹤沒有退庫的或即將過期的化合物；簡化化合物出入庫和盤點的操作，提高效率并減少錯誤。
對于財務人員來說，在線申購請求和審批可以加快審批和采購的進度；可以避免重復采購，減少浪費；長期合作的供應商及其產品目錄信息可以進行集中管理；訂單的管理和財務統(tǒng)計也將十分的方便。

NeoSuite CIMS的特點
1. 支持全中文的界面和環(huán)境，客戶端基于瀏覽器界面，便于操作和使用；
2. 系統(tǒng)開發(fā)基于中國國內真實的客戶需求，適用于中國客戶的具體情況，滿足大部分中國客戶的需求；
3. 系統(tǒng)具有嚴格的安全機制的可配置功能，可針對客戶需求，對安全機制進行嚴格和靈活的配置，確保所有數據在安全可靠的基礎上，能夠發(fā)揮最有效的應用；
4. 實施周期短，Out-of-box的解決方案；
5. 豐富的報表生成功能，方便管理人員對庫存數據隨時進行統(tǒng)計和報告；
6. 可進行客戶化，使系統(tǒng)完全符合客戶獨特的需求；
7. 滿足現在和將來的需求：系統(tǒng)易于維護和拓展，能夠適應需求的變化；可與其他軟件或管理系統(tǒng)（如ERP）進行整合，形成企業(yè)級整體信息解決方案；

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